Teknologi Informasi untuk Perpustakaan: Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi Perpustakaan

Perkembangan dunia perpustakaan, dari segi data dan dokumen yang disimpan, dimulai
dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog,
kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index).
Perkembangan mutakhir adalah munculnya perpustakaan digital (digital library) yang
memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital
dan media jaringan komputer (internet). Di sisi lain, dari segi manajemen (teknik
pengelolaan), dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, saat ini muncul
kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di
perpustakaan. Sistem yang dikembangkan kemudian terkenal dengan sebutan sistem
otomasi perpustakaan (library automation system). Makalah ini menguraikan tentang
pemanfaatan teknologi informasi, khususnya dalam pengelolaan data elektronik dan
sistem otomasi perpustakaan dari berbagai sudut pandang.
1. Perkembangan Perpustakaan dan Teknologi Informasi
Dunia perpustakaan semakin hari semakin berkembang dan bergerak ke depan.
Perkembangan dunia perpustakaan ini didukung oleh perkembangan teknologi informasi
dan pemanfaatannya yang telah merambah ke berbagai bidang. Hingga saat ini tercatat
beberapa masalah di dunia perpustakaan yang dicoba didekati dengan menggunakan
teknologi informasi.
Dari segi data dan dokumen yang disimpan di perpustakaan, dimulai dari perpustakaan
tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian muncul
perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog ( index). Katalog mengalami
metamorfosa menjadi katalog elektronik yang lebih mudah dan cepat dalam pencarian
kembali koleksi yang disimpan di perpustakaan. Koleksi perpustakaan juga mulai
dialihmediakan ke bentuk elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan mudah
ditemukan kembali. Ini adalah perkembangan mutakhir dari perpustakaan, yaitu dengan
munculnya perpustakaan digital ( digital library) yang memiliki keunggulan dalam
kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer
(internet)
Di sisi lain, dari segi manajemen (teknik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya
koleksi perpustakaan, data peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan, saat ini
muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business
process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan dengan pemikiran dasar bagaimana
kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process di perpustakaan,
kemudian terkenal dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan ( library automation
system).
2. Pengelolaan Dokumen Elektronik
Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan
dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik melewati
beberapa tahapan, yang dapat kita rangkumkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan
dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan
terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital ( digital
library)
2.1 Proses Digitalisasi Dokumen
Proses perubahan dari dokumen tercetak ( printed document) menjadi dokumen elektronik
sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Seperti pada Gambar 1, dokumen
mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat ( scanner)
untuk menghasilkan doumen elektronik. Proses digitalisasi dokumen ini tentu tidak
diperlukan lagi apabila dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses
dokumentasi sebuah organisasi.
2.2 Proses Penyimpanan
Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan dimana termasuk didalamnya adalah
pemasukan data ( data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan
subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC ( Universal Decimal Classification)
atau DDC ( Dewey Decimal Classfication) yang banyak digunakan di perpustakaanperpustakaan
di Indonesia.
Ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file ( file base
approach) dan pendekatan basis data ( database approach). Masing-masing pendekatan
memiliki kelebihan dan kelemahan (Table 1), dan kita dapat memilih pendekatan mana
yang akan kita gunakan berdasarkan kebutuhan.
Table 1: Perbedaan Antara File Base Approach dan Database Approach
FileBase
Approach
Data duplication Data
dependence
Incompatible file
format
Simple
Database
Approach
Data sharing and
no duplication
Data
independence
Compatible file format
Complex
2.3 Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen
Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap
dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan dan pencarian kembali dokumen
akan mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan database
membuat proses ini lebih fleksibel dan efektif dilakukan, terutama untuk penyimpanan
data sekala besar. Disisi lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya sistem dan
proses yang harus kita lakukan.
3. Pengembangan Sistem Otomasi Perpustakaan Berdasar Business
Process di Perpustakaan
Sistem otomasi perpustakaan yang kita kembangkan harus berdasarkan kepada proses
bisnis ( business process) sebenarnya yang ada di perpustakaan kita. Prosentase
kegagalan implementasi suatu sistem dikarenakan sistem dikembangkan bukan
berdasarkan kebutuhan dan proses bisnis yang ada di organisasi yang akan
menggunakan sistem tersebut.
Sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah yang terintegrasi, mulai dari sistem
pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan
pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian,
dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Lebih
sempurna lagi apabila sistem otomasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan
mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet. Berikut adalah salah satu
contoh sistem otomasi perpustakaan dengan fitur-fitur yang mengakomodasi kebutuhan
perpustakaan secara lengkap, dari pengadaan, pengolahan, penelusuran, serta
manajemen anggota dan sirkulasi. Diharapkan contoh sistem yang ditampilkan dapat
dijadikan studi kasus dalam pengembangan sistem otomasi perpustakaan lebih lanjut.
3.1 Otentikasi Sistem
Sistem akan melakukan pengecekan apakah username dan password yang dimasukkan
adalah sesuai dengan yang ada di database. Kemudian juga mengatur tampilan
berdasarkan previlege pemilik account, apakah dia sebagai pengguna atau admin dari
sistem.
3.2 Menu Utama
Menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan, penelusuran, anggota dan sirkulasi,
katalog peraturan, administrasi dan security. Menu ini dapat di setting untuk menampilkan
menu sesuai dengan hak akses user (previlege), misal kita bisa hanya mengaktifkan menu
penelusuran untuk pengguna umum, dsb.
3.3 Administrasi, Security dan Pembatasan Akses
Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk menangani pembatasan dan wewenang user,
mengelompokkan user, dan memberi user id serta password. Juga mengelola dan
mengembangkan serta mengatur sendiri akses menu yang diinginkan.
3.4 Pengadaan Bahan Pustaka
Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk pencatatan permintaan, pemesanan dan
pembayaran bahan pustaka, serta penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan.
3.5 Pengolahan Bahan Pustaka
Fitur ini mengakomodasi proses pemasukkan data buku/majalah ke database, penelusuran
status buku yang diproses, pemasukkan cover buku/nomer barcode, pencetakan kartu
katalog, label barcode, dan nomor punggung buku (call number).
3.6 Penelusuran Bahan Pustaka
Penelusuran atau pencarian kembali koleksi yang telah disimpan adalah suatu hal yang
penting dalam dunia perpustakaan. Fitur ini harus mengakomidasi penelusuran melalui
pengarang, judul, penerbit, subyek, tahun terbit, dsb.
3.7 Manajemen Anggota dan Sirkulasi
Ini termasuk jantungnya sistem otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah
banyak kegiatan manual yang digantikan oleh komputer dengan jalan mengotomasinya.
Didalamnya terdapat berbagai fitur diantaranya: pemasukkan dan pencarian data anggota
perpustakaan, pencatatan peminjaman dan pengembalian buku (dengan teknologi
barcoding), penghitungan denda keterlambatan pengembalian buku, dan pemesanan
peminjaman buku.
3.8 Pelaporan (Reporting)
Sistem reporting yang memudahkan pengelola perpustakaan untuk bekerja lebih cepat.,
dimana laporan dan rekap dapat dibuat secara otomatis, sesuai dengan parameterparameter
yang dapat kita atur. Sangat membantu dalam proses analisa aktifitas
perpustakaan, misalnya kita tidak perlu lagi membuka ribuan transaksi secara manual
untuk melihat transaksi peminjaman koleksi dalam satu kategori, atau mengecek aktifitas
seorang pengguna perpustakaan dalam 1 tahun.
Penutup dan Diskusi
Pada makalah ini telah diuraikan tentang pemanfaatan teknologi informasi, khususnya
dalam pengelolaan data elektronik dan sistem otomasi perpustakaan. Perbedaan
mendasar antara digital library dan sistem otomasi perpustakaan adalah berhubungan
dengan tujuannya. Digital library lebih berorientasi ke bagaimana kita dapat menshare
koleksi-koleksi bahan pustaka yang sudah berbentuk file elektronik. Sedangkan sistem
otomasi perpustakaan lebih cenderung ke bagaimana proses bisnis yang ada di
perpustakaan dapat diotomasi, sehingga meringankan beban pustakawan atau pengurus
perpustakaan. Perpaduan antara dua hal tersebut sangat mungkin dilakukan, dalam
pengertian bahwa sistem otomasi perpustakaan disamping berorientasi ke bagaimana
manajemen perpustakaan, juga menyimpan koleksi dokumen elektronik yang bisa dishare
dengan menggunakan teknologi web dan internet.
Referensi:
Sulistiyo-Basuki, Pengantar Dokumentasi, Rekayasa Sains, 2004.
Bambang Hariyanto, Sistem Pengarsipan dan Metode Akses, Informatika Bandung, 2003.
Connolly, T.M., and Begg C.E., Database Systems: A practical Approach to Design,
Implementation, and Management (3rd edition), Addison Wesley, 2002.
G. Edward Evans, Developing Library and Information Center Collections (Fourth Edition),
Libraries Unlimited, 2000.
Dean Leffingwell and Don Widrig, Managing Software Requirements – A Unified Approach,
Addison Wesley, 2000.
Romi S. Wahono, Analyzing Requirements Engineering Problems, IECI Japan Workshop,
Japan, 2003.
Romi Satria Wahono, Digital Library: Chalenges and Roles Toward 21 st Century,
Proceedings
of Tekno’98 Sysmposium, Nagaoka, Japan, 1998
http://www.Ilmukomputer.com
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com